Zoom Phoneは、ビデオ会議で有名なZoomが提供するクラウドベースのビジネス電話システムです。従来の電話システムと異なり、インターネットを介して音声通話を行うVoIP（Voice over Internet Protocol）技術を活用し、従業員がどこにいても効率的に電話対応ができるのが特徴です。この記事では、Zoom Phoneの使い方や操作手順、ビジネスにおける活用方法について詳しく紹介します。
1. Zoom Phoneの初期設定
Contents
Zoom Phoneの利用を開始するためには、まずZoomアカウントを取得し、Zoom Phoneのライセンスを購入する必要があります。以下は、Zoom Phoneの初期設定のステップです。
1-1. Zoom Phoneのライセンス取得
Zoom Phoneを利用するためには、ZoomのウェブサイトからZoom Phoneのライセンスを購入する必要があります。ライセンスを取得した後は、管理者アカウントでZoomのダッシュボードにログインし、電話番号や内線番号の割り当てを行います。
1-2. Zoomアプリのインストール
Zoom Phoneは、Zoom Meetingsアプリと統合されているため、Zoom Meetingsアプリをインストールしていれば同じアプリでZoom Phoneを使用できます。Zoom Phoneの専用アプリをインストールする必要はありませんが、アプリが最新版であることを確認しましょう。
1-3. 電話番号の設定
Zoom Phoneでは、既存の電話番号をポート（移行）することも、新しい電話番号を取得することも可能です。管理者はZoomの管理コンソールを使用して、従業員に電話番号を割り当てたり、特定の内線番号を設定したりします。設定が完了すると、ユーザーはZoomアプリで電話番号を利用できるようになります。
2. Zoom Phoneの基本的な使い方
Zoom Phoneを使った音声通話は、デスクトップ、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスで行うことができます。Zoom Phoneの操作は非常にシンプルで、Zoom Meetingsと同じように直感的なインターフェースが用意されています。
2-1. 通話の発信
Zoom Phoneで通話を発信するには、アプリの電話アイコンをクリックして番号を入力するか、コンタクトリストから連絡先を選択します。国際通話の場合は、国コードを入力してから番号を入力します。通話の発信中には、通話の保留や転送、録音などのオプションも利用可能です。
2-2. 通話の受信
Zoom Phoneでの通話受信は、Zoom Meetingsと同様の通知で行われます。着信時には、アプリ上で応答または拒否するボタンが表示され、受信を選択すると通話が開始します。音声通話に加えて、ビデオ通話へ切り替えることも可能です。
2-3. 通話の転送
Zoom Phoneの通話転送機能を使用すると、他の社員や部署に通話をスムーズに転送できます。通話中に「転送」ボタンをクリックし、転送先の内線番号や電話番号を入力するだけで、通話を切ることなく転送が完了します。
2-4. ボイスメールの確認
Zoom Phoneは、ボイスメール機能も備えています。受信したボイスメールは、Zoomアプリ上で簡単に確認でき、テキストに変換された内容を読むことも可能です。これにより、外出先でもすばやくボイスメールを確認し、必要に応じて対応できます。
3. Zoom Phoneの高度な機能
Zoom Phoneは、基本的な音声通話機能だけでなく、ビジネス向けに特化した高度な機能も多数提供しています。以下は、Zoom Phoneをより効果的に活用するための主要な機能です。
3-1. 自動応答（Auto Attendant）
自動応答は、企業の代表番号にかかってきた通話を自動的にルーティングする機能です。例えば、通話者が特定の部門や担当者に接続したい場合、事前に設定されたガイダンスに従ってキーを押すことで、適切な内線に自動転送されます。これにより、業務効率を向上させ、通話対応の手間を軽減できます。
3-2. コールキュー
コールキュー機能を使用すると、通話者が特定の部門に電話をかけた際に、待機リストに追加され、空いている担当者に自動的に接続されます。コールキューは、顧客対応のスムーズさを保つために役立ち、複数の通話を効果的に管理できます。
3-3. カスタマイズ可能な通話ルーティング
Zoom Phoneは、柔軟な通話ルーティング機能を備えており、通話を特定の時間帯や曜日に基づいて、異なる担当者や部署にルーティングすることが可能です。例えば、営業時間外にかかってきた通話をボイスメールに転送したり、特定の担当者に接続したりする設定ができます。
3-4. コールパーク
Zoom Phoneのコールパーク機能を使用すると、通話中の通話を一時的に「駐車」し、別のデバイスや担当者が後からその通話を受け取ることができます。例えば、カスタマーサポート部門で使用すると、担当者が異なる部署に確認を取ったり、別の担当者が通話を引き継ぐ場合に便利です。
3-5. 通話記録と分析
Zoom Phoneでは、すべての通話を記録し、後から確認したり、クライアントとのやり取りを見直すことができます。また、通話の統計データやパフォーマンスを分析する機能もあり、通話時間、応答率、転送数などの詳細なデータを取得して、業務改善に役立てることができます。
4. Zoom Phoneの活用方法とビジネスでのメリット
Zoom Phoneは、リモートワークやハイブリッドワークが普及する現代のビジネス環境において、大きな利便性を提供します。以下は、Zoom Phoneをビジネスでどのように活用できるかの具体例です。
4-1. リモートワークでの活用
Zoom Phoneは、インターネットさえあれば世界中どこからでも通話を行うことができるため、リモートワーク中の社員でも簡単に社内外のコミュニケーションを取ることができます。従来のオフィスにある固定電話に縛られることなく、従業員が柔軟に働くことが可能です。
4-2. 海外拠点との連携
Zoom Phoneは国際通話にも対応しており、複数の拠点を持つ企業やグローバルに展開しているビジネスにとって理想的なツールです。例えば、海外のクライアントや支店とのやり取りを低コストで行えるため、通信費の削減に貢献します。
4-3. 顧客対応の効率化
Zoom Phoneの自動応答やコールキュー機能を活用することで、顧客対応をスムーズに行い、通話待ちの時間を最小限に抑えることができます。また、通話記録機能を使って、顧客とのやり取りをレビューし、より良いサービス提供につなげることができます。
5. Zoom Phoneの導入における注意点
Zoom Phoneは非常に優れた機能を提供していますが、導入に際していくつかの注意点もあります。
5. Zoom Phoneの導入における注意点
5-1. インターネット接続の品質
安定したインターネット接続が必要です。特にビデオ通話を行う際には、高速な接続が求められます。
5-2. ライセンスの管理
複数のユーザーがいる場合は、ライセンスの管理が必要です。ユーザー数に応じたライセンスを計画的に取得することが重要です。
まとめ
Zoom Phoneは、音声通話の効率化と業務改善に役立つ強力なツールです。初期設定から基本操作、高度な機能まで、しっかりと理解し、ビジネスの成長に役立てましょう。導入時の注意点も踏まえながら、リモートワークや海外拠点との連携を通じて、より効果的なコミュニケーションを実現してください。
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